Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Viele Dienstleistungen der Stadt sind gebührenpflichtig. Den daraus resultierenden Zahlungsverkehr wickelt die Kasse.Hamburg ab. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden. In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z.B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten. Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten (z.B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln) zum Abruf bereitstellen oder löschen. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Die Kasse.Hamburg ist ein Landesbetrieb der Freien und Hansestadt Hamburg und hat Ihren Sitz in der Bahrenfelder Straße 254 – 260, in 22765 Hamburg. Sie wickelt für die Behörden und Ämterder Freien und Hansestadt Hamburg die Zahlungen einschließlich der Folgeverarbeitungen ab. Die Aufsicht über die Kasse.Hamburg führt die Finanzbehörde.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die Kasse.Hamburg. Die Postanschrift lautet:
Freie und Hansestadt Hamburg
Finanzbehörde
Kasse.Hamburg
Bahrenfelder Straße 254 – 260
22765 Hamburg
Tel.: +49 40 428 23-1900
E-Mail: info@kasse.hamburg.de
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die/den für die Finanzbehörde zuständige/n Datenschutzbeauftragte/n richten:
Freie und Hansestadt Hamburg
Finanzbehörde
Amt für internen Service und Steuerung
Datenschutzbeauftragte/r
Gänsemarkt 36
20354 Hamburg
Tel.: +49 40 428 23 - 0
E-Mail: fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
Die Kasse.Hamburg verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben in den Bereichen Beschaffung und Vergabe sowie Zahlungsverkehr, Buchhaltung und Forderungsmanagement. Das Forderungsmanagement ist zuständig für die Beitreibung von Forderungen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind insbesondere Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben c und e DSGVO in Verbindung mit § 4 Hamburgisches Datenschutzgesetz (HmbDSG), der Landeshaushaltsordnung mit den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften sowie Regelungen zum Vollstreckungswesen.
Zu den personenbezogenen Daten, die die Kasse.Hamburg zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigt, gehören insbesondere persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, wie z.B. Vor- und Nachname, Adresse und Bankverbindung. Kommunikationsdaten, z.B. Telefon-nummern und E-Mail-Adresse können dazu gehören. Zu weiteren zahlungsrelevanten Daten gehören insbesondere Zahlungsgrund, Abrechnungs- und Zahlungsdaten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten“, erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das spezielle Verfahren erforderlich ist.
Für die Rechtsgrundlagen und Höhe der Zahlungen sowie die Erhebung der personenbezogenen Daten sind die jeweiligen Behörden und Ämter verantwortlich, die Daten an uns weiterleiten. Bei Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich bitte direkt an die jeweiligen Fachdienststellen dieser Behörden und Ämter. Ihre dortigen Ansprechpartner finden Sie beispielsweise auf den Bescheiden, die Sie von dort erhalten haben. Im Rahmen der Verarbeitung von Zahlungsdaten erhalten wir auch Meldungen von den Banken. Das ist beispielsweise bei der Verarbeitung Ihrer Einzahlungen nötig, um diese Ihnen und Ihren Zahlungsverpflichtungen ordnungsgemäß zuordnen zu können. Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind. Können beispielsweise Zahlungseingänge nicht zugeordnet werden, können die Daten der Einzahlerin bzw. des Einzahlers bei den Banken erfragt werden. Ist ein Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufzuklären, dürfen wir die betreffenden personenbezogenen Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z.B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber). Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z.B. aus öffentlichen Registern) verarbeiten.
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personen-bezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellen technologischen Entwicklungen. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt dabei auf der Grundlage der datenschutzrechtlichen Bestimmungen einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Die Verantwortung für die Kassenprogramme liegt bei der Kasse.Hamburg. Die Ausführung dieser Programme erfolgt durch Dataport (Anstalt öffentlichen Rechts).
Soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben der Kasse.Hamburg erforderlich ist, dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, nur dann an andere Personen oder Stellen weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Die Zahlungsdaten übermittelt Dataport beispielsweise an die jeweiligen Banken. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten, wenn beispielsweise Widerspruch eingelegt wird, werden Ihre Daten an die Behörde weitergegeben, die den Widerspruch bearbeitet.
Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten richtet sich nach den gesetzlichen Verjährungsfristen und nach den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dazu gehören insbesondere die Bestimmungen des HGB und der LHO und den dazu erlassenen Vorschriften.
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u.a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22 (7.Stock), 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.